İhracatçı firmalar her ne kadar ihracat alacak sigortası yapsalar da, yurt dışındaki ödemelerin tahsilatlarında bazı sorunlar yaşamaktadırlar.
Sigorta primlerinin ödenmiş olması, gerekli bildirimlerim ve veya raporların düzenlenmiş olması, ödemenin alınmasına yeterli gelmemektedir.
Sebeplerin tamamını sigorta kuruluşlarına ya da ihracatçı firmalara yıkmak yanlış olacaktır.
Sigorta poliçelerinin kapsamlarının ve ihracatçının sorumluluklarının tam olarak aktarılması ve ihracatçı firmaların doğru soruları sigorta kuruluşlarına sorarak konuyu tam olarak kavraması esas olmalıdır.
“İhracatçı kuruluşların yurt dışı alacak sigortası yapmasının faydaları, tahsilatların garantiye alınmasından öte, kuruluşların iş akım şemalarının yeniden revize edilmesine, ihracatçı kuruluşların yepyeni yapılarla çalışmalarına sebep olmaktadır”
Bir yanıyla ihracatçı kuruluşların, tıpkı birer IT firması gibi çalışması, yani yapılacak işlemleri kişilerin kendilerine değil de sistemlere bağlaması, yeknesaklığa sebep olacaktır.
Her bir sevkiyatın bir hikâyesinin olması ve bu hikâyeyi şirket çalışanlarından sadece birinin bilerek, takip etmesi sürdürülebilecek bir durum değildir. Bu ay on adet ihracat olduğunda belki yönetilebilir, ancak bu durum, ihracat sayısı yüzlere, binlere geldiğinde hangi müşteri hangi sorun derken gereksiz zaman kayıplarına ve belki de en önemlisi hak kayıplarına yol açacaktır. Tüm bunların dışında, soruna vakıf olan çalışanın işten ayrılması, ihracatçı firmayı sil baştan süreçlerin yeniden düzenlenmek zorunda bırakır.
Yapılacak doğru hareket, iş akış şemasının doğru olarak belirlenmesi, aralara kontrol noktalarının konulması, mümkün mertebe bir yeknesaklığın tesis edilmesidir.
“Ödenen primlerin boşa gitmemesi ve tazminatın gerçekleşebilmesi için nelere dikkat etmelisiniz?”
Anlatmaya çalıştığım durumu “otomobil kaskosuna” benzetebiliriz.
Aracı kaskolayıp, hiçbir trafik kuralına uymadan alkollü bir şekilde kaza yaptığınızda kasko nasıl ödeme yapmaz ise ihracat yaparken ticari kurallara uymadığınızda da ihracat sigortanız tazminat ödemesini yapmaz. Bu kadar açıktır.
Öncelikle oyunu kuralına göre oynayınız.
Anlaşmalar, verilen sözler her şey kayıt altında ve yazılı olmalıdır. Son an değişiklikleri, çıkabilecek sorunların başında gelir; ihracatçı firmalar bunlara dikkat etmelidirler. Bunun içinde satış ekipleriyle dirsek temaslı çalışılması yapılan her değişiklikten haberdar olunması önem arz eder. “ben yaptım, oldu” diyemezsiniz.
“Doğru bakış açısına ulaşalım”
Şirket yöneticileri çok iyi bilirler; bir işlem yapıldığında, sonra ki adım, sonra ki adım neler etkilenecek, neticesinde nasıl sonuçlar doğacak, hesap ederler.
Çalışanlarda bu düşünce yapısını kendilerine adapte etmelidir. Yaptıkları işlerin, sipariş aşamasından, ürünlerin sevkinden, gümrükleme süreçlerinden, tüm muhasebe işlemlerinden, kısaca iş akış şemasında nereleri etkiliyor çok iyi bilmelidirler. Bu bilgilerin çalışanlara paylaşılması firmalara avantaj sağlayacaktır.
Bilgilerin aktarılmamasını, ileriye koşan bir futbol’ cunun arkasına top atmaya benzetebiliriz; zaman kaybı, enerji kaybı vs vs.
Süreçleri hızlandırabiliriz, bu aslında hiç te zor değil.
